La descripció és l’element clau per a la identificació i la localització de la documentació.
Els diferents instruments de descripció que elaboren els arxivers/es, són els elements que permeten controlar la documentació. També a través d’aquests, els usuaris poden consultar i localitzar aquella informació que necessiten.
- Índex dels fons documentals: no és una mera relació dels fons, sinó que descriu el contingut de cada fons custodiat a l’Arxiu a partir de les sèries documentals (codi i nom de la classificació) i el seu abast cronològic. Aquesta eina permet tenir una visió global dels documents de l'Arxiu, com també, concretar l'abast de cada fons o dels documents resultants de les seves funcions.
- Inventari dels documents custodiats a l'Arxiu: permet visualitzar la documentació que conserva l’Ajuntament a partir d’una estructura basada en sèries documentals, cronologia extrema i volum de documentació (capses, llibres, projectes, imatges...).
- Relació dels instruments de descripció: informa de les eines elaborades per l'Arxiu per a localitzar els diferents documents. Es tracta de la guia, els inventaris i catàlegs, les relacions de transferència i la base de dades de l'aplicació de l'Arxiu.
.
