T'interessa conèixer l’agrupació de la documentació? El quadre de classificació és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’ens, i que permet identificar-ne i agrupar-ne físicament o intel·lectualment els documents i facilitar-ne la recuperació.
El Quadre de classificació és un instrument arxivístic a través del qual el Consell Comarcal de la Selva executa la classificació de la documentació. Tot quadre de classificació reflecteix les funcions, les activitats i les accions de l’Administració i permet identificar, classificar i ordenar correctament els documents - tan els produïts com els rebuts – amb independència de si es tracta de documentació activa, semiactiva o inactiva i sigui quin sigui el format d’aquesta. Per tant, el quadre de classificació documental és una eina que facilitat l’accés.
En data 28 de setembre de 2016 la Subdirecció General d’Arxius i Museus de la Generalitat de Catalunya amb col·laboració del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC) va presentar un Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals (QdCAC) que aspira a ser una eina que permeti als ajuntaments i consells comarcals catalans que l’adoptin, el compliment de l’actual normativa en matèria de gestió documental, transparència i les normes d’interoperabilitat.
Aquest nou instrument es troba organitzat amb una estructura funcional en la qual les agrupacions dels documents estan en consonància a la funció, i no segons els departaments o les unitats orgàniques. A més, aquest nou quadre té una estructura jeràrquica amb tres nivells de profunditat, on en el primer nivell es troben les funcions que són les responsabilitats comunes dels ajuntaments, en el segon nivell hi trobem les activitats, que són un conjunt d’accions per assolir el compliment d’una funció, i el tercer nivell trobem les accions que són la manifestació concreta de l’activitat.
Mitjançant la seva aplicació, també es garanteix la interoperabilitat a nivell alt entre els diferents organismes, així com també permet estructurar el/s repositori/s digital/s on es desa la documentació o organitzar la informació pública al portals de transparència.
La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents de Catalunya, en el seu article 7 regula les responsabilitats dels titulars de documents públics i estableix que totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en les fases activa, semiactiva i inactiva i que permeti de complir amb les obligacions de transparència.
Així mateix, l’article 35, relatiu a la publicitat activa i transparència, concreta que amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya han de fer públics els instruments de descripció documental que permetin als investigadors i als ciutadans localitzar la documentació de què disposen i que ha de poder ser consultada en el portal de transparència i en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental.
D’altra banda, l’ article 6.1 de la Llei 19/2014 de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, disposa que s’ha d’ordenar temàticament la informació perquè sigui fàcil i intuïtiva de localitzar i s’ha de fer, com a mínim, amb criteri temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu, si se’n disposa, incorporant-hi índexs o guies de consulta.
Addicionalment, l’article 5.1 de l’esmentada Llei (LTC), indica que els subjectes obligats han de garantir la transparència de la informació pública per mitjà d’un sistema integral d’informació i coneixement en format electrònic, el disseny del quals s’ha de fonamentar en l’ús preferent dels sistemes de gestió de documents públics, com a facilitadors de dades i documents autèntics, en el marc d’interoperabilitat del sector públic amb la finalitat de fomentar-ne el coneixement i de facilitar la participació i col·laboració responsable en els assumptes públics.
Principal normativa aplicable:
Podeu consultar el Quadre de Classificació Documental del Consell Comarcal de la Selva, a continuació:
