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¿Te gustaría conocer los plazos de conservación de la documentación?
El calendario de conservación y régimen de acceso de la documentación es una herramienta fundamental que permite gestionar adecuadamente los documentos. El calendario es fruto de un procedimiento que se inicia con la evaluación de los documentos y continúa con la decisión sobre su disposición. Además, también incorpora su régimen general de acceso.
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Y RÉGIMEN DE ACCESO DOCUMENTAL
¿Cuánto tiempo se conserva la documentación de la administración? ¿Quién decide qué se elimina y qué se conserva?
El calendario de conservación y régimen de acceso de la documentación es una herramienta fundamental que permite gestionar adecuadamente los documentos.
El Calendario de Conservación es la herramienta de gestión documental que establece las reglas y plazos de conservación de los documentos en función de su valor.
Dentro de la gestión documental, la Evaluación es el proceso de análisis y valorización de los documentos con la intención de decidir su conservación o eliminación. La Evaluación determina qué documentos son necesarios y durante cuánto tiempo deben conservarse para cumplir las necesidades de la organización. En el caso de la Administración pública catalana, la decisión sobre el futuro de la documentación pública y el régimen de acceso recae en la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Elección de la Documentación de la Generalidad de Cataluña (CNAATD). El resultado del análisis que realiza queda recogido en las Tablas de Acceso y Evaluación Documental (TAAD).
El Calendario de Conservación agrupa las decisiones acordadas por la Comisión relativas a la conservación o eliminación que afectan a cada serie documental de la documentación municipal. Es el resultado del procedimiento que se inicia con la evaluación de los documentos y sigue con la decisión sobre su disposición. De acuerdo a estos criterios y calendario, los documentos pueden ser conservados o eliminados. La conservación puede ser permanente o por un período de tiempo determinado.
El Calendario de Conservación incorpora también información sobre las recomendaciones generales de acceso a los documentos (llamado régimen general de acceso). Este régimen general de acceso se tiene en cuenta cuando un ciudadano solicita acceder a información que está en poder de la administración, aunque es una recomendación orientativa y siempre depende del análisis del caso concreto. Hay que tener presente que aunque en general todos los documentos del Archivo Municipal están abiertas a la consulta, existen limitaciones singulares por razón de materia, protección de datos de carácter personal u otros derechos o intereses afectados.
El AMSES utiliza el Calendario de Conservación y Eliminación de la Red de Archivos Municipales, de la Oficina de Patrimonio Cultural de la Diputación de Barcelona, como herramienta de gestión documental para determinar la conservación o eliminación de la documentación municipal.