Per ajudar-nos a millorar, si vols ens pot traslladar els seus suggeriments al respecte, sense resposta de l'administració, en el següent camp de text
* El missatge no pot superar els 1000 caràcters
T'agradaria conèixer els terminis de conservació de la documentació?
El calendari de conservació i règim d'accés de la documentació és una eina fonamental que permet gestionar adequadament els documents. El calendari és fruit d'un procediment que s'inicia amb l'avaluació dels documents i continua amb la decisió sobre la seva disposició. A més a més, també incorpora el seu règim general d’accés.
Quant de temps es conserva la documentació de l’administració? Qui decideix què s’elimina i què es conserva?
El Calendari de Conservació és l’eina de gestió documental que estableix les regles i els terminis de conservació dels documents en funció del seu valor.
Dins la gestió documental, l’Avaluació és el procés d’anàlisi i valorització dels documents amb la intenció de decidir-ne la conservació o l’eliminació. L’Avaluació determina quins documents són necessaris i durant quan temps s’han de conservar per acomplir les necessitats de l’organització. En el cas de l’Administració pública catalana, la decisió sobre el futur de la documentació pública i el règim d’accés recau en la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya (CNAATD). El resultat de l’anàlisi que realitza queda recollit en les Taules d’Accés i Avaluació Documental (TAAD).
El Calendari de Conservació agrupa les decisions acordades per la Comissió relatives a la conservació o l’eliminació que afecten a cada sèrie documental de la documentació municipal. És el resultat del procediment que s’inicia amb l’avaluació dels documents i continua amb la decisió sobre la seva disposició. D’acord amb aquests criteris i calendari, els documents poden ser conservats o eliminats. La conservació pot ser permanent o per un període de temps determinat.
El Calendari de Conservació incorpora també informació sobre les recomanacions generals d’accés als documents (anomenat règim general d’accés). Aquest règim general d’accés es té en compte quan un ciutadà demana accedir a informació que està en poder de l’administració, tot i que es una recomanació orientativa i sempre depèn de l’anàlisi del cas concret. Cal tenir present que tot i que en general tots els documents de l’Arxiu Municipal són obertes a la consulta, existeixen limitacions singulars per raó de matèria, protecció de dades de caràcter personal o altres drets o interessos afectats.
L’AMSES fa servir el Calendari de Conservació i Eliminació de la Xarxa d’Arxius Municipals, de l’Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona, com a eina de gestió documental per determinar la conservació o eliminació de la documentació municipal.