T'agradaria conèixer els terminis de conservació de la documentació?
El calendari de conservació i règim d'accés de la documentació és una eina fonamental que permet gestionar adequadament els documents. El calendari és fruit d'un procediment que s'inicia amb l'avaluació dels documents i continua amb la decisió sobre la seva disposició. A més a més, també incorpora el seu règim general d’accés.
Estem treballant en el desenvolupament del Calendari de Conservació i Règim d'Accés Documental, que regularà la gestió, conservació i eliminació dels documents segons el seu valor legal i operatiu, i establirà els protocols d'accés a la informació. Els documents es classifiquen segons els següents criteris:
Conservació: Els documents es mantindran de conformitat amb les normatives legals i les necessitats de l'organització, preservant els documents essencials i eliminant els que ja no siguin útils.
Accés: L'accés als documents es classificarà en:
Lliure: Documents públics.
Restringit: Documents confidencials, amb autorització prèvia.
Prohibit: Documents amb alta confidencialitat.
Cicles de conservació:
Llarg termini: Documents amb valor històric o legal permanent.
Temporal: Documents amb validesa limitada, subjectes a revisió.
Eliminar: Documents sense valor operatiu ni legal, que seran eliminats de manera segura.
Revisió: El calendari serà revisat i actualitzat periòdicament per garantir el compliment de les normatives vigents i les necessitats de l'organització.
