T'interessa conèixer l’agrupació de la documentació? El quadre de classificació és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’ens, i que permet identificar-ne i agrupar-ne físicament o intel·lectualment els documents i facilitar-ne la recuperació.
| Data | Títol | Descripció | Documents |
|---|---|---|---|
| 06-08-2021 | Quadre de Classificació Documental | Quadre de Classificació de la Documentación Municipal, elaborat a partir de la iniciativa de la Direcció Generl d'Arxius. Aprovat per Decret (2021LLDC000793 de 6 d'agost de 2021) | Quadre de Classificació |
El sistema de classificació és l’element clau del sistema de gestió documental i és un dels requisits que garanteix la seva fiabilitat, ja que és un reflex dels processos de treball i de les activitats de cada organització. En un entorn de tramitació de documents i expedients electrònics la classificació adquireix un protagonisme especial a l’hora d’assegurar el funcionament correcte de tot el sistema i la coordinació entre els diferents processos de gestió documental. De fet, com a principal instrument de control d’un sistema de gestió de documents (ISO 15489), possibilita la identificació dels documents i la seva agrupació física o intel·lectual en expedients.
La gestió dels documents i el seu arxivament implica identificar la informació, categoritzar els documents, retenir‐los un període de temps especificat, efectuar la disposició de documents que l’organització no està obligada a retenir, preservar una traça d’auditoria de totes les accions relacionades amb els documents, etc. Classificar els expedients administratius, des d’un punt de vista funcional, assegura que estan relacionats amb els processos, les activitats i les transaccions que documenten. Aquesta classificació implica que sigui més fàcil trobar‐los i recuperar‐los quan calgui, gestionar el seu accés, avaluar‐los i disposar‐ne d’acord amb la normativa vigent.
