Per ajudar-nos a millorar, si vols ens pot traslladar els seus suggeriments al respecte, sense resposta de l'administració, en el següent camp de text
* El missatge no pot superar els 1000 caràcters
Quadre de classificació documental Disponible a: Ajuntament de Sant Cugat
T'interessa conèixer l’agrupació de la documentació? El quadre de classificació és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’ens, i que permet identificar-ne i agrupar-ne físicament o intel·lectualment els documents i facilitar-ne la recuperació.
Classificació documental
La documentació generada per l’Ajuntamentde Sant Cugat està integrada dins del patrimoni cultural català. Aquesta documentació, entesa com a documentació pública, ha d’estar organitzada, s’ha de sotmetre a avaluació i cal garantir la seva conservació d’acord a la Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i gestió de documents.
Sistema de classificació
La classificació és el sistema que permet la identificació dels processos de l‘organització, la identificació de la documentació generada i l’agrupació física o intel·lectual de la informació; enfocant la seva finalitat en l’accés i la recuperació de la informació documentada generada per la organització. L’acte de vincular un document al context és, en sí, el procés de classificació.
Quadre de classificació documental (QdC)
El Quadre de classificació documental (QdC) és l'eina bàsica del sistema de classificació, una estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació, classificació, accés, avaluació i conservació de la documentació generada per l'Ajuntament, fonamentada en les funcions que aquest desenvolupa. La Junta de Govern Local va aprovar, el 6 d’octubre de 2008, la versió inicial del QdC. Es pot descarregar el Quadre de classificació en pdf, .xls i .csv, per a la seva explotació.
El registre: inici de la classificació
El registre és el procés pel qual s’incorpora un document al sistema de gestió documental mitjançant la seva identificació. En el moment de captura del document, s’inclou aquest i les seves metadades al Registre General d’Entrada i Sortida de l’Ajuntament, que han d’estar incloses també en el Perfil d’aplicació corporatiu. El registre queda integrat amb el sistema de modelatge de procediments, el gestor d’expedients i el gestor documental. Els documents entrats en el registre han d’incloure, com a mínim, la seva relació amb els codis del Quadre de classificació documental i amb els procediments que se'n deriven. La sistemàtica de funcionament del registre administratiu i de la gestió d'expedient queda recollida en el procediment intern: P-21 Registre administratiu i gestió d’expedients.
Tipologies documentals
Tota unitat documental creada per un organisme té unes característiques pròpies de forma, contingut i funció, que l’associen a altres documents d’índole similar. Les tipologies documentals són el sistema de codificació que ordena aquests tipus documentals per agrupar-los homogèniament segons les seves característiques intrínseques. Tot document generat (creat o rebut) per part de l’Ajuntament s’ha de classificar seguint un quadre de tipologies documentals que, en el cas de Sant Cugat, segueix el model del Quadre de tipus documentals publicat per la Xarxa d'Arxius Municipals de Diputació de Barcelona.