Necessites consultar un document en concret de l’ens? Els instruments de descripció documental són un element clau per a la identificació i localització de la documentació i s’utilitzen per localitzar i consultar la documentació de l’ens.
Què són els instruments de descripció documental?
La descripció és l’element clau per a la identificació i la localització de la documentació.
Els diferents instruments de descripció que elaboren els arxivers/es, són els elements que permeten controlar la documentació. També a través d’aquests, els usuaris poden consultar i localitzar aquella informació que necessiten.
L'Arxiu de l’ens publica l'índex dels fons documentals, l'inventari dels documents custodiats i la relació dels instruments de descripció.
L'índex dels fons documentals descriu el contingut de cada fons custodiat a l'Arxiu de l’ens a partir de les sèries documentals (codi i nom de la classificació) i el seu abast cronològic. Aquesta eina permet tenir una visió global dels documents de l'Arxiu, com també, concretar l'abast de cada fons o dels documents resultants de les seves funcions.
La relació dels instruments de descripció informa de les eines elaborades per l'Arxiu de l’ens per a localitzar els diferents documents i es tracta, bàsicament de les guies, els inventaris i catàlegs, tot i que poden existir altres com per exemple: les relacions de transferència.
