T'agradaria conèixer els terminis de conservació de la documentació?
El calendari de conservació i règim d'accés de la documentació és una eina fonamental que permet gestionar adequadament els documents. El calendari és fruit d'un procediment que s'inicia amb l'avaluació dels documents i continua amb la decisió sobre la seva disposició. A més a més, també incorpora el seu règim general d’accés.
El Servei d’Arxiu Municipal de Guardiola de Berguedà és el servei de l'ajuntament destinat a l’organització, classificació, conservació i difusió del patrimoni documental local. El servei gestiona els documents que provenen de les oficines municipals i són d’utilitat per a l’administració municipal i per garantir els drets dels ciutadans, els documents de conservació permanent, i fons i col·leccions de particulars, entitats i organismes vinculats al municipi de Guardiola de Berguedà. L’Arxiu Municipal de Guardiola de Berguedà forma part de la Xarxa d’Arxius Municipals (XAM) de la Diputació de Barcelona des de l’any 2004
Tots els documents del fons són de titularitat pública i, per tant, estan sotmesos a la normativa d'avaluació, sobre la base de la qual se'n determina la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l’eliminació.
La documentació és de lliure accés, seguint els procediments organitzativament establerts, llevat d'algunes sèries que contenen dades considerades sensibles d'especial protecció segons la legislació vigent.
En concret, el Calendari de conservació és l'eina de gestió documental que estableix les regles i temps que es conserven els documents en funció del seu valor.
D'acord amb aquests criteris i calendari, els documents poden ser conservats o eliminats. La conservació pot ser permanent o per un període de temps determinat.
El Calendari de conservació recull el termini de conservació per a cada sèrie documental del Quadre de classificació ( >> Què és el Quadre de classificació).
El Calendari de conservació incorpora també informació sobre les recomanacions generals d’accés als documents (anomenat règim general d'accés).
Aquest règim general d'accés es té en compte quan un ciutadà demana accedir a informació que està en poder de l'administració, tot i que és una recomanació orientativa i sempre depèn de l’anàlisi del cas concret. Cal tenir present que tot i que en general tots els documents de l’Arxiu Municipal són oberts a la consulta, existeixen limitacions singulars per raó de matèria, protecció de dades de caràcter personal o altres drets o interessos afectats.
Les decisions sobre la conservació de la documentació es basen en les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD), que són el resultat de l'anàlisi que realitza la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental de la Generalitat de Catalunya.
Podeu consultar la documentació eliminada d'acord amb aquest calendari:
Podeu consultar els criteris de conservació que s'apliquen a cada sèrie documental al portal de dades obertes de la Generalitat.
