T'interessa conèixer l’agrupació de la documentació? El quadre de classificació és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’ens, i que permet identificar-ne i agrupar-ne físicament o intel·lectualment els documents i facilitar-ne la recuperació.
El Quadre de Classificació (QdC) és l’instrument on es fonamenta el sistema de gestió dels documents de l’Ajuntament de Llambilles.
Permet:
Classificar les agrupacions documentals per identificar, tractar i localitzar un document o un expedient.
Millorar els procediments administratius i ordenar el tractament tècnic de la documentació.
Aquest QdC és per als procediments actius. És l’eina que utilitzen els serveis municipals per tal de classificar els documents que reben o generen i que ordenen i arxiven en expedients administratius. D’aquesta manera s’assegura
que tots els documents estan correctament identificats i són fàcilment localitzables.
És un QdC orgànic, per tant reprodueix l’estructura de gestió de l’Ajuntament i no pas les funcions que du a terme l’Administració municipal. No obstant té la seva equivalència en un QdC funcional que permet el tractament de la
documentació històrica.
A partir del QdC;estructuren els altres dos components del sistema de gestió dels documents:
El sistema de disposició que es materialitza en el calendari de conservació i règim d’accés
El sistema de descripció que inclou diferents instruments com són els inventaris, els índex, els catàlegs...
